Экономика и/или автоматизация

Способов автоматизации полиграфического производства существует множество, и решение этой задачи порой может требовать либо огромных инвестиций, либо огромных собственных трудозатрат, в результате которых экономическая эффективность становится отрицательной. В данной статье мы попробуем разобраться, что можно автоматизировать (компьютеризировать) с относительно разумными затратами и получить хорошую экономическую эффективность, а что автоматизировать не получается (или получается с убытками).

Александр АмангельдыевПро бизнес

Экономика и/или автоматизация

Если лет семь–десять назад в отрасли активно обсуждались вопросы качества печати, использования полиграфических технологий и экономики полиграфического производства, то сейчас эти темы отходят на второй план, выводя на первое место вопросы автоматизации и ее влияния на экономическую составляющую бизнеса. Пожалуй, технологические и организационные пути оптимизации экономики производства уже исчерпаны или близки к этому. А рынок продолжает давить, требовать дальнейшего снижения цен на полиграфические услуги. Причем все чаще заказчики манипулируют следующим образом: «Либо мы печатаем продукцию за тот бюджет, который нам на это выделили, либо не печатаем совсем и используем другие каналы коммуникации». У типографий нет выбора, поэтому берутся за изготовление печатной продукции за те бюджеты, которые готовы выделять заказчики. Безусловно, это не доминирующая тенденция, но она существует, и с этим нельзя не считаться. В этой связи многим типографиям остается надеяться только на автоматизацию и что она окажется тем самым решением, которое поможет с подобными задачами справиться. Других путей снижения себестоимости уже нет.

Однако автоматизация производства — слишком расплывчатый термин. Что на самом деле имеется ввиду? Порой у каждого руководителя типографии существует свое представление о том, что это такое и что на самом деле нужно автоматизировать. А автоматизировать можно очень многое: учет, управление, складирование, перевозку полуфабрикатов, рутинные операции, прием и обработку заказов и т. д. Полиграфия — довольно сложная отрасль промышленности, и «заводов-роботов», где не используется труд людей, в полиграфии нет, даже в самых индустриальный странах. В машиностроении есть, в электронике есть, в химии и нефтехимии есть, а в полиграфии нет. Такова специфика отрасли. Поэтому когда в полиграфии говорят об автоматизации, речь обычно идет не о полной замене людей на роботов, компьютеры и т. д., а о неких действиях, призванных упростить операции и за счет этого улучшить экономику. Попробуем разобраться, где это возможно применить, и попытаемся понять, насколько внедрение определенных видов автоматизации реально влияет на экономику. Впрочем, сразу нужно оговориться, что речь идет о передаче компьютерам ряда операций, которые могут высвободить часть людей и за счет этого получить экономию.

Способов автоматизации производства существует множество, и решение этой задачи порой может требовать либо огромных инвестиций, либо огромных собственных трудозатрат, в результате которых экономическая эффективность становится отрицательной. В данной статье мы попробуем разобраться, что можно автоматизировать (компьютеризировать) с относительно разумными затратами и получить хорошую экономическую эффективность, а что автоматизировать не получается (или получается с убытками).

Что можно автоматизировать

В процессе производства полиграфических заказов возникает огромное количество вспомогательных операций и действий, выполнение которых требует наличия отдельных работников или отбирает часть времени у тех сотрудников, которые должны заниматься другими задачами. Именно такие процессы и нужно автоматизировать, для чего существуют соответствующие решения.

  • Расчет заказов. В любой типографии есть процедура расчета заказов. И есть менеджеры по работе с клиентами, у которых функция расчета заказов является одной из основных задач. По разным оценкам, менеджеры тратят на эту операцию до 70% своего рабочего времени, при этом большинство расчетов в реальные заказы не переходит. Но с этим ничего не поделаешь, такова специфика. Существует два подхода к решению этой задачи: создать менеджеру комфортный и удобный калькулятор, в котором он будет считать заказы намного быстрее, или, еще проще, сделать этот калькулятор доступным всем клиентам, чтобы они могли рассчитать стоимость заказа самостоятельно. И тот, и другой подход реализовали уже многие типографии, и вполне успешно. Качество самих калькуляторов очень разное, но у некоторых типографий они работают отлично. Клиент может сам не только рассчитать заказ, но и оптимизировать себестоимость его производства, изменив параметры, тираж, сроки, материалы и т. д. В мире существует немало типографий, у которых менеджеров по работе с заказчиками вообще нет. Входной интерфейс на веб-сайте решает для них задачи по приему и запуску тиража в производство. Инвестиции в создание хорошего калькулятора заказов окупаются довольно быстро за счет того, что удается либо сократить часть менеджеров по работе с заказами, либо «увеличить их пропускную способность». Этот вид автоматизации однозначно хорошо влияет на экономику производства.
  • Планировка. Для выполнения заказов следует построить карту технологических процессов (последовательность операций) и наложить ее на имеющееся на предприятии оборудование и его загрузку. В большинстве случаев это делают специальные сотрудники. Впрочем, задача вполне решается и на компьютерном уровне. Есть немало программных решений, позволяющих автоматизировать процесс построения карты технологических процессов и создавать сетевые графики процесса выполнения заказов. В ряде типографий это делают калькуляторы заказов. Они сразу создают карту технологического процесса и могут сообщить, когда и какой процесс может быть выполнен. Эта информация также автоматически может стать доступна заказчику. В полном объеме создание такой системы — огромный шаг в компьютеризации всего производства. Однако инвестиции в подобную систему рискуют оказаться чрезмерными для многих типографий. Впрочем, есть возможность приобретения готовых систем (без автоматического предоставления информации заказчику). С точки зрения экономки производства инвестиции в такую систему могут потянуть экономику предприятия назад. Нам известно немало случаев, когда типографии занимались разработкой подобных систем много лет, но так и не добились в этом успеха.
  • Прозрачность производства. Существенный объем работ у менеджеров, помимо расчета заказов, занимает информирование клиента о готовности заказа. Для этого менеджеру нужно выяснить, на каком производственном этапе находится заказ. Здесь возникает ряд вопросов: «У кого выяснить? Кто это должен знать?» Появляется структура начальников цехов, администраторов, планировщиков и других сотрудников, которые в явном виде в производстве не участвуют, а администрируют его. При этом, как правило, это высокооплачиваемые специалисты, которые вносят «свой вклад» в растущую себестоимость заказов. При этом нужно понимать, что человек — ненадежный источник информации. У него можно спросить, но есть немалая вероятность, что его ответ не совсем соответствует действительности (не из злого умысла, а так получилось). Поэтому создание полностью прозрачного производства — это огромный шаг к решению двух задач: планомерности производства (когда всегда четко понятно — что, когда и кем делается и когда изделие будет готово) и наличия четкой информации для внутреннего использования и для передачи клиентам. Создание такой системы управления производством — задача крайне полезная, но сложно выполнимая. Хотя «сложно» — не значит «невозможно». Если есть план производства (созданный вручную или автоматически), и этот план реализован в компьютере с управляемым доступом, то в системе появляется определенная прозрачность: каждый сотрудник имеет свой план работы, каждый заказ имеет порядок исполнения и группу сотрудников, которые его реализуют. Менеджер в своем компьютере может видеть все свои заказы и стадии их производства — текущее состояние и срок, когда перейдет в статус готового. Подобные системы, имеющие хорошо организованный иерархический доступ, могут открывать заказчику доступ к графику работы, чтобы он сам видел, на каком этапе его заказ, сколько этапов еще впереди и когда будет готово. И он не станет отвлекать менеджера ненужными вопросами. На общую экономику полиграфического производства подобные системы очень хорошо влияют, поскольку позволяют минимизировать количество управляющего персонала, высвобождают время у менеджеров (или сокращают их количество). Однако разработка и внедрение подобных систем — дорогое удовольствие. Впрочем, эти инвестиции оправданы.
  • Согласование внутреннего документооборота. Это уже операции, не связанные напрямую с полиграфией, и должны работать на любом предприятии. Созданные в системе управления типографией заказы должны, как минимум, попадать в бухгалтерскую и складскую системы. Первая должна автоматически выписывать счета и контролировать оплату, вторая — списывать материалы на заказ и отгружать готовую продукцию. Умные системы еще и создают множество подсказок (например, что клиент задерживает платежи, на складе заканчивается материал и т. д.). Но интеграция с системой управления производством должна быть и здесь. Принимая новый заказ в работу, система управления должна проверить наличие на складе нужных материалов, и, если их там нет, заложить в график время на их доставку или пометить заказ как требующий ручного вмешательства. Складские и бухгалтерские системы сейчас работают в большинстве полиграфических компаний, а вот вопросы стыковки их с системой планирования заказов оказываются непростой задачей. Но наличие подобных систем позволяет сократить объем работы бухгалтеров и специалистов по закупкам материалов. К тому же, имея план работ «на будущее», можно оптимизировать закупки (не приобретать впрок, или, наоборот, покупать большой объем со скидкой).
  • Оптимизаторы. Это программные модули, которые используют данные о ближайших заказах и позволяют оптимизировать работу на производстве. Обычно этими вопросами занимается (точнее, должен заниматься) мастер цеха или участка, но программные модули могут их заменить или позволить выполнять эту работу кому-то по совместительству. Задача оптимизаторов — минимизировать количество непроизводственных операций, отбирающих основное производственное время. Собирая в одну последовательность заказы на одной бумаге, с одним набором дополнительных цветов или, например, вырубаемых с одного штампа, можно заметно сократить количество смывок машины, перенастройки на новую бумагу, на смену штампов и т. д. По сути, оптимизатор изменяет порядок выполнения заказов (в рамках допустимого, разумеется), оптимизируя производство. Подобные виды программных модулей существуют почти у всех производителей оборудования и зачастую они даже являются штатной функцией систем управления машины. Но вопрос интеграции с системой управления производством типографии остается открытым. Инвестиции в это направление оправданы, поскольку относительно небольшими средствами можно увеличить производительность всей типографии и сократить часть управленческого персонала.
  • Изготовление сборных макетов. Это один из самых эффективных способов экономии на производстве полиграфических заказов. Мы об этом не раз писали и приводили цифры экономии. На определенных видах продукции экономия может составить до 30–40%. Но! Автоматическое изготовление спуска сборных заказов — задача сложная. В мире найдется считанное количество типографий, которые смогли разработать для себя систему, автоматически выполняющую создание сборных спусков с учетом тиражей, материалов, форматов печатных машин и т. д. А еще автоматически создающую программы резки. Это позволяет с большой доходностью работать на рынке типовых заказов, предлагая цены значительно ниже конкурентов. При этом следует отметить, что попытка работать на рынке сборных тиражей с ручным монтажом сборных спусков предпринималась не раз разными типографиями, в том числе и из России. И хотя в целом этот опыт можно считать успешным, назвать его высокоэффективным сложно. Причина проста: делать такие спуски должны высокооплачиваемые квалифицированные операторы, но их производительность невысока. Точнее, она обратно пропорциональна сложности спуска. И чем сложнее этот спуск, тем он более выгодный с точки зрения экономики. Инвестиции обычных типографий в автоматизацию изготовления сборных тиражей мы бы признали нецелесообразными, поскольку реализация такого проекта — задача не столько из области управленческого IT, сколько из области ряда научных дисциплин (например, линейного или динамического программирования, использования «методов ветвей и границ» или «методов генерации столбцов»; последний, кстати, разработан в СССР, за что была вручена Нобелевская премия Леониду Канторовичу в 1975 г.). На рынке имеется несколько программных продуктов, выполняющих подобные задачи с той или иной эффективностью, но сказать, что это удачные продукты, мы бы не взялись.

Пример наиболее удачного калькулятора полиграфических заказов, размещенный на сайте типографии. Здесь, помимо цены заказа, пользователю раскрывается весь процесс производства, даже включая схему спуска полос. Более того, данный калькулятор успешно справляется даже со сложными и необычными спусками (6-up, 9-up, 12-up). Здесь наглядно показана стоимость каждой операции, и в принципе пользователь сам, не прибегая к услугам менеджера по работе с клиентом, может оптимизировать стоимость заказа, изменив ряд параметров (выбрав другую бумагу, скорректировав формат, убрав некоторые виды отделки и т. д.). Для заказчика, хорошо разбирающегося в процессе производства, это очень удобный инструмент. Более того, данный калькулятор предлагает еще и ряд вариантов производства и для каждого из них — свою цену. Это тоже очень удобно, но порой для большинства заказчиков это уже избыточная информация. Многие из них даже не поймут, что с такой информацией делать, но профессионалу она будет полезна. Опять же в данном случае калькулятор уже становится средством планирования производства и способен пораждать технологические карты производства заказа. Единственное, чего ему, может быть, не хватает, это предложения вариантов по срокам производства и изменение цены при срочных или, наоборот, долгих заказах

Более-менее типичный калькулятор заказов на сайте типографии. Функцию свою, по всей видимости, выполняет, точнее выдает цену заказа. Но понять, за счет чего она получилась и сколько стоят отдельные операции, невозможно. Расчет на непрофессиональных заказчиков. Наличие режима «эксперт» ситуацию не меняет, в этом режиме лишь добавляются цвета Pantone (или мы в чем-то не разобрались)

Что не удастся автоматизировать

Есть ряд задач, компьютеризация которых могла бы существенно улучшить финансовую эффективность предприятия, но их автоматизация либо очень сложна, либо рискованна, вплоть до того, что заниматься этим может быть невыгодно. Например:

  • Автоматизация приема заказов от клиентов. Конечно, хорошо, если бы клиент сам на сайте типографии рассчитывал свои заказы, загружал файлы, и они бы автоматически попадали в список работ и исполнялись полностью без участия человека. Подобные примеры в мире существуют, но реализация такого сценария требует огромных усилий по созданию системы, принимающей файлы, имеющей возможность их анализировать и сообщать о проблемах. В большинстве случаев полиграфические заказы приходят в формате PDF, полный анализ которого — весьма сложная задача, реализовать которую самостоятельно типография вряд ли сможет. Во всяком случае, инвестиции в такую автоматизацию мы бы посчитали бессмысленными. Сделать реально работающий алгоритм будет почти невозможно, а потратить на него средства придется значительные. Ограничиться же полумерами (проверять лишь малую часть ключевых параметров) может оказаться сильно рискованным занятием, поскольку напечататься в итоге может совсем не то, что проанализировалось. Даже специализированные компании, разрабатывающие анализаторы PDF-файлов (или PostScript), потратили на эту работу уже не один десяток лет, и все равно иногда случаются ситуации, когда им не удается отловить какую-то особенность данного задания, тем более если он сделан не в самой популярной программе верстки. А в нашей стране в типографию попадают файлы, изготовленные в самых разных программных средствах. Так что специалистов по приему заказов в типографии, скорее всего, сократить не получится, но их можно снабдить программными средствами, которые сильно увеличат их производительность.
  • Ручной труд. В типографиях время от времени случаются задачи, которые невозможно выполнить никаким способом, кроме как вручную. Сколько не приобретай оборудования, как не компьютеризируй рабочие места, все равно ручные операции периодически случаться будут и их не удастся учитывать автоматически. Уж слишком разнообразна полиграфическая отрасль. Часто встречаемые типовые ручные операции можно учитывать компьютерным способом, но будут и такие, которые ни автоматизировать, ни учесть вручную не получится. Так что в системах управления придется оставлять возможность вручную вмешиваться в процесс управления, и делать это должны администраторы определенного уровня.
  • Работа менеджера по работе с клиентами. Совсем без менеджера типографии обойтись нельзя. Человеческий контакт нужен пусть и не всем заказчикам, но многим. И чем сложнее заказ, тем чаще в его исполнение будет требоваться вмешательство человека. В сложившихся условиях работа менеджера будет усложняться. При автоматизированном приеме заказов, если с ним все в порядке, он может пройти через типографию без участия менеджера. А вот если возникнут проблемы, то тогда потребуется вмешательство человека. Поэтому менеджер по работе с заказчиками станет специалистом по решению проблемных и конфликтных ситуаций. В общем, не позавидуешь…

Разумеется, в одной небольшой статье невозможно описать все особенности автоматизации полиграфического производства. Мы показали лишь наиболее очевидные места приложения IT-усилий, которые быстро дают видимый эффект за счет трех составляющих: сокращения не очень нужного персонала, повышения эффективности работы оставшихся и снижения числа проблемных заказов. Все это в совокупности дает неплохой дополнительный доход или экономию расходов. Важно только понимать, что сам процесс компьютеризации стоит достаточно дорого, причем и в случае приобретения готовых систем, и в случае самостоятельной разработки (последнее в итоге дороже, но результат часто лучше). И тут важно провести правильную грань между инвестициями и ожидаемым результатом. Иначе попытка автоматизации окажется большим убытком (и примеры такие есть).

Комментарии

Войдите на сайт, чтобы принять участие в обсуждении. ВХОД

EMAIL-РАССЫЛКА PRINTDAILY.RU

Один-два раза в неделю.
Без спама!