Калькулятор заказа, или статистическая модель затрат - Часть I
Экспресс-тестирование калькуляторов
Если зайти в Интернет и задать в поисковой строке запрос «онлайн-расчет полиграфического заказа», то результатом будет огромное количество различных калькуляторов. Придумав себе типовой заказ (брошюра А4, 4+4, блок 8 полос на мелованной бумаге 115 г/м2, обложка 4 полосы 150 г/м2), мы просчитали его в нескольких системах калькуляции заказов. Результат, надо сказать, весьма озадачил.
Безусловно, предполагалось, что разброс в ценах будет. Однако не ожидалось, что он получится настолько значительным. Подобные эксперименты по расчету полиграфических заказов мы проводили и раньше. Правда, не с автоматическими системами, а непосредственно с менеджерами по работе с заказчиками. Однако и в этом случае получали разные результаты. Менеджерам мы умышленно давали сложные задания, над которыми нужно подумать. Например, хорошим вариантом «тестирования» менеджеров являлся журнал «Формат» в прежнем полиграфическом исполнении (формат 22х24?см, блок 24 полосы, плюс обложка, скрепление по узкой стороне). Очень редко кто догадывался, что все 24 полосы — это один печатный лист 72х104?см, и предлагали печатать его более привычными 16-страничными тетрадями (точнее, 16+8). И когда мы получали разброс цен в 2–3?раза, было понятно, что используется разная технология производства, зачастую не всегда оптимальная.
Однако в данном случае в качестве примера взят самый простой заказ. И все равно разброс цен получается более чем в два раза. Самая высокая стоимость производства нашего заказа составила 32300?руб., а самая низкая — 15700 руб. Что это — жадность? Демпинг? Любопытно, что было несколько предложений, которые выдавали очень близкие результаты — около 22 тыс. руб. Вероятно, это объясняется тем, что на данных сайтах работает один и тот же калькулятор, созданный сторонними разработчиками. А значит, к производственному процессу он вообще не привязан. Мы попробовали просчитать заказ вручную по ценам тех типографий, которые мы хорошо знаем. В среднем получилось, что производство нашей брошюры составит около 17,5 тыс. руб. Но поразительно даже не то, как считается, а как выдается результат. В большинстве случаев он никак не объясняется. На экране появляется только цифра: стоит вот столько. А дальше делай что хочешь — либо заказывай, либо просчитывай на следующем подобном сайте.
Впрочем, есть и достойные примеры, когда система не только выдает цену, но и подробно расписывает, на какой машине будет проводиться печать, сколько стоит тот или иной производственный процесс, какова стоимость материалов. Любопытно, что у таких сайтов и цены наиболее адекватные. Видно, что там работают профессионалы, которые понимают, что и как они делают.
Несколько озадачивший нас калькулятор заказов. Работает, по всей видимости, в Беларуси, раз выдает цену в двух валютах. Но сами подсчеты выглядят несколько странно. Печать блока и печать обложки стоят одинаково, хотя у блока объем печати в два раза больше. Бумаги заложено, по нашим оценкам, на 30–40% больше, чем требуется. Как посчитано количество краски без анализа самого файла заказа, нам неведомо. Ну а что за полиграфические термины скрываются под словами «трусы» и «комбинашка», мы, к своему стыду, не знаем. Впрочем, может, это по-белорусски?
Удачный пример системы «on-line калькулятор»
Протестировав некоторое количество программных продуктов, позволяющих в Интернете просчитать полиграфический заказ, мы выбрали систему расчета на сайте www.printrobot.ru московской типографии «Формула Цвета». Эта система показалась нам наиболее удачным примером из всех рассмотренных нами «калькуляторов», поскольку выдавала самую корректную и оптимальную цену производства нашего условного заказа. В связи с этим мы решили пообщаться с одним из разработчиков системы Кириллом Гениным, директором типографии «Формула Цвета».
Разработка on-line системы управления предприятием началась в типографии около 6 лет назад, сейчас в эту систему входят такие модули, как расчет заказа, планинги сотрудников, склад, доставка, финансы и многое другое. Работа над модулем «Калькулятор» продолжается и сейчас — постоянно вносятся новые возможности и уточняются алгоритмы работы. Как пояснил Кирилл, подобная автоматическая система была необходима прежде всего для улучшения клиентского сервиса. Во-первых, она значительно экономит время (почти 70% рабочего времени менеджера по работе с заказчиками уходит именно на расчет и выбор оптимального варианта производства того или иного тиража), а во-вторых, позволяет заказчикам самостоятельно просчитывать различные варианты изготовления их продукции и в соответствии с этим принимать решение в пользу применения тех или иных технологий печати и отделки еще до обращения в типографию. По словам Кирилла, готового программного продукта, который позволял бы в режиме on-line осуществить эту задачу, не существует, поэтому пришлось собственными силами создавать такое решение под задачи типографии. Для начала потребовалось провести нормирование всех производственных процессов, разработать последовательность технологических операций для типовых заказов, предусмотреть различные варианты изготовления продукции на имеющемся печатном оборудовании с использованием различных схем раскладки на лист, форматов бумаги и других технологических нюансов, оценить каждый из этих вариантов и выбрать наиболее предпочтительный по ценовому критерию. Только после того, как появляется четкое представление о способах выполнения заказа, стоимости каждого этапа его производства и возможностях эту цену снизить, можно приступать к созданию «калькулятора заказов».
По нашему мнению, разработанная в типографии «Формула Цвета» система «on-line калькулятор» является профессиональным и очень удобным инструментом грамотного расчета любого полиграфического заказа. Эта система позволяет не только быстро расчитать стоимость изготовления заказа с учетом всех его параметров, но и разместить этот заказ на производство, оплатить услуги типографии и контролировать его выполнение на всех производственных этапах. По сути, это даже больше, чем просто калькулятор, это автоматизированная система управления производством с web-интерфейсом, которая одновременно с расчетом стоимости формирует подробное техническое задание для выполнения тиража. При этом воспользоваться «on-line калькулятором» может любой желающий без какой-либо регистрации на сайте. На наш взгляд, это немаловажно. Можно привести ряд примеров, когда сначала приходится долго заполнять поля, описывающие предполагаемый заказ, после чего вместо итоговой стоимости открывается окно, где предлагается пройти регистрацию с указанием контактов для обратной связи. Это лишь раздражает и вызывает желание немедленно покинуть сайт. Работа же «Калькулятора» от типографии «Формула Цвета» более корректна: ценовой результат с полным описанием всего процесса производства заказа (а иногда даже нескольких вариантов) будет показан вне зависимости от того, пройдена регистрация на сайте или нет. Отличие лишь в том, что зарегистрированные пользователи получают постоянную индивидуальную скидку на размещение каждого последующего заказа.
Для профессионального клиента такая система расчета очень удобна, так как весь процесс открыто представлен и дает понять, на чем реально можно сэкономить. Более того, такой «Калькулятор» полезен тем, кто планирует запускать новый издательский проект, поскольку есть возможность сразу же получить представление о стоимости его производства и уже на начальном этапе решать, стоит ли развивать этот проект в выбранном направлении или же следует внести коррективы. Гораздо хуже, когда такая информация появляется в тот момент, когда проект уже создан, а под конец выясняется, что его воплощение будет стоить намного больше, чем планировалось ранее.
Немаловажным фактором успеха программного продукта от «Формула Цвета» является также его универсальность: им пользуются не только потенциальные и реальные клиенты, но и менеджеры самой типографии. Надо сказать, что внутри компании уровень доверия к своей системе on-line расчета очень высокий. Когда «Калькулятор» выдает цену, то, как пояснил Кирилл, это становится «публичной офертой», то есть типография гарантирует, что при подтверждении клиентом заказа тот будет выполнен именно за ту стоимость, которую расчитала система. Благодаря тому, что «Калькулятор» предоставляет заказчику полное описание производственного процесса, всегда можно понять, сколько стоит каждая операция и используемые расходные материалы. Так что таких высказываний менеджеров, как: «Я не знаю, почему так получилось, у нас система так считает», здесь не возникает, хотя в других компаниях мы с этим сталкивались не раз. По всей видимости, те системы, которые выдают заказчику только цену, не прорабатывают саму технологию производства, а просто берут значения из таблицы, заложенной в базу данных. В этом случае ни повлиять на результат, ни оптимизировать цену невозможно, поскольку пооперационных значений никто не выдает.
Как пояснил Кирилл, у их системы есть и более развитые возможности, например разные уровни встроенных скидок в зависимости от статуса клиента. После регистрации можно получить скидку (и это стимул регистрироваться на сайте), а у постоянных клиентов есть собственный вход в систему и персональный уровень скидок, которые учитываются автоматически. Такой механизм позволяет даже создавать своеобразных дилеров, в первую очередь региональных. «Калькулятор» как web-интерфейс можно загрузить на любой сайт, и владелец сайта будет иметь возможность продавать полиграфические услуги, исполнять которые будет «Формула Цвета». Всем удобно. Одни получают комиссионные, вторые — дополнителную загрузку. И как отметил Кирилл, подобные сайты уже работают.
Полезной функцией «Калькулятора» является и наличие такой информации, как статус заказа. Система выполняет функции внутренней MIS-системы, то есть постоянно ведет заказ по этапам технологического процесса. В результате и у менеджеров, и у клиентов всегда имеется представление, на какой стадии готовности находится заказ.
Дальнейшее развитие системы Кирилл видит в создании полноценного комплекса web-to-print, где клиент выбирает шаблон будущего изделия (визитка, бланк, листовка, флаер, брошюра и т.?д.), заносит в него свою персональную информацию, оплачивает заказ кредитной карточкой или при помощи любой платежной системы «электронные деньги», после чего заказ автоматически отправляется в производство. При этом работа менеджеров сводится к минимуму, пропускная способность предприятия растет, а цена заказа снижается. Подобную систему?— www.onlineprint.ru (фактически интернет-магазин полиграфических заказов) — типография «Формула Цвета» уже запустила. Пока она работает, скорее, в тестовом режиме, тем не менее через нее уже прошло некоторое количество заказов. Физически процессы расчетов выполняют сервера printrobot.ru, но цену можно получить даже ниже, в основном за счет того, что минимизируется работа менеджеров.
Окно программы printrobot.ru с нашим просчитанным тестовым заказом. Как можно увидеть, программа не только подсчитала цену, она показывает разбивку цены по этапам работы, сами этапы и даже возможность выполнить один и тот же заказ несколькими разными способами